Time Management

Methods

• Task Management: GTD Method
• Choose tasks, based on Pareto principle - 20
• Set the deadline, based on Parkinson principle

Learned

How to manage your time more effectively (according to machines) - Brian Christian

Notes

1. Spend less time prioritizing and more time doing!

2. Minimize interruptions.

3. Group interruptions by how long you can afford to NOT do them and then do them in that amount of time.

• Instead of prioritizing each task individually (which can waste a lot of time if in large volume), just make priority buckets to group the tasks. Don’t look for a perfect order. Executing tasks chronologically or randomly can be a better alternative sometimes.

• Instead of avoiding interruptions, just group them together. E.g. work on a task for a full hour and then spend 15 minutes to deal with interruptions. Then go back to work for another full hour. Repeat the process.

Source: How to manage your time more effectively (according to machines) - Brian Christian

How to gain control of your free time | Laura Vanderkam | TED

Notes

1. I don’t have time = it is not a priority; Time is Elastic; Time is a choice! ⇒ Every minute I spend is my choice!
2. 24 * 7 = 168; 168 - 8 * 5 work hours - 8 * 7 sleep hours = 72 hours ⇒ Use this 72 hours for the real meaning things.
3. There is time. Even if we are busy. We have Time for what matters. And when we focus on what matters, we can build the lives we want, in the time we’ve got.

• Thời gian luôn tự co giãn để fit với những việc ta chọn.
• Không phải ta không có thời gian để làm thứ gì đó, mà là việc này không phải là việc ưu tiên của mình!
• Thực hành: Công việc - Mối quan hệ - Bản thân.
  • Viết ra khoảng 3 - 5 điều mà bạn nghĩ sẽ làm năm tiếp theo của bạn trở nên ý nghĩa hơn.
  • Break thành các actions nhỏ, nhỏ tới mức không thể fail được.
  • Quan trọng: Đưa nó lên priority cao hơn trong list tasks của bạn. (what matters)

Source: How to gain control of your free time | Laura Vanderkam | TED - YouTube

Inside the mind of a master procrastinator - Tim Urban

• 👍️ 💪
• Con người ta luôn trì hoãn, và chạy thật nhanh khi đến gần deadline. Từ việc ôn thi sát ngày, tới làm đồ án, hoặc khi đi làm ở công ty.
• Nhưng, những thứ không có deadline trong cuộc sống thì sao?

Source: Tim Urban: Inside the mind of a master procrastinator | TED Talk

Life is Short

• Não bộ ghi nhớ các kiến thức/ trải nghiệm mới ⇒ Nếu chúng ta không làm điều gì mới mẻ, mà cứ lặp đi lặp lại routine, thì sẽ thấy thời gian trôi qua rất nhanh.

Source: Life is Short (How to Spend It Wisely) - YouTube

How you use your time shapes your life 🌱

Điều gì THỰC SỰ XỨNG ĐÁNG để mình đầu tư thời gian quý báu vào?

• “Nghèo thời gian”: Không phải là sự thiếu thốn thời gian một cách khách quan, mà là trạng thái chủ quan khi cá nhân luôn cho rằng mình không có thời gian cho điều muốn làm, cho dù thực tế là họ có thời gian rảnh rỗi.

  • Thường cảm giác trên khi mình phải làm những thứ mà mình không thích/ không muốn/ việc ngoài ý muốn (vd họp hành nhiều, …)
  • Chất lượng thời gian rảnh rỗi bị suy giảm - do phải lo âu về việc khác → không be present được.
  • Thiếu đi sự sử dụng thời gian và giá trị cá nhân.

• Thời gian và sự hài lòng

  • Một người có < 2h rảnh rỗi mỗi ngày thì sẽ bớt hài lòng về cuộc sống. Còn nếu rảnh > 5h mỗi ngày thì cũng không tốt, sẽ thấy nhàm chán, vô bổ (→ xem video, lướt mxh, …)

• Phân bổ thời gian

  • Bước 1: Theo dõi khoảng 2 tuần
    • Chia thành block 30 phút, ghi cụ thể vào bảng biểu xem mình làm gì?
  • Bước 2: Chấm điểm cho từng khung, từ 1 - 10 theo mức độ “vui”
    • Cảm xúc tích cực / Tập trung hoàn toàn/ Kết nối với các mqh/ Ý nghĩa/ Cảm giác thành tựu.
  • ⇒ Thời gian hạnh phúc (Vui + Ý nghĩa) - Thời gian nhàm chán (Ít vui + Ý nghĩa hoặc Vui + Ít ý nghĩa) - Thời gian lãng phí (Không vui - Không ý nghĩa)

• Chiến lược

  • Khóa chặt thời gian: Đâu là khoảng thời gian tốt nhất của bạn? → Hãy dành nó cho những việc nuôi dưỡng năng lực của bạn (đọc sách/ thiền/ …)
  • Giảm thiểu thời gian nhàm chán/ lãng phí: Có thể thuê người dọn nhà/ mua robot hút bụi/…

Source: Cách bạn sử dụng thời gian quyết định cuộc đời bạn | Sách Happier Hour | Better Version